Google Drive in njegove aplikacije Google Documents, Sheets in Diapozitivi so še vedno med najboljšimi skupnimi pisarniškimi orodji za napredovanje pri projektih z oddaljenimi ali oddaljenimi skupinami. Vrnili smo se v ta brezplačen, lahek in učinkovit apartma.
Tudi če je Microsoft uspel izboljšati svoj paket Office 365 s precej popolnimi spletnimi različicami in razširjenim sprotnim sodelovanjem svojih aplikacij, je treba Googlu priznati, da je z Google Drive lahko bil prava rešitev ob pravem času. in Google Documents. In predvsem privzeta rešitev, za katero se bomo pogosto odločili, da bomo ponudili dokument ali tabelo v skupni rabi z več uporabniki. Besedna zveza "naredil sem Google Doc" je v vsakdanji jezik vstopila v poslu in med prijatelji in to ni naključje: Google Documents je zelo enostaven za uporabo in če imajo vaši sorodniki ali kolegi pametni telefon Android, skoraj nujno imajo Google račun. Če ste nov v svetu spletnih aplikacij, brez panike, ta praktični vodnik je za vas!
Google Drive in Google Dokumenti: prvi koraki
Za začetek je pomembno, da jasno določite, kaj je Google Drive, in programe, ki so pogosto združeni pod pasico Google Docs. Google Drive je spletni prostor za shranjevanje, ki ga ponuja Google. Dostopna je brezplačno: z ustvarjanjem Google računa vam privzeto koristi 15 GB prostora v oblaku. Google za podjetja ponuja poseben načrt Drive Enterprise, ki se zaračuna v prostoru na aktivnega uporabnika in na mesec.
Google Drive je povezan tudi s tremi aplikacijami: Google Dokumenti, Google Preglednice in Google Diapozitivi. Skratka, to so spletni ekvivalenti Worda, Excela in PowerPointa z eno veliko razliko: ni aplikacije, ki bi jo lahko prenesli, vsaj ne na Mac ali PC. Vse se zgodi v vašem spletnem brskalniku.
Vmesnik Google Drive je bolj ali manj podoben raziskovalcu datotek. Stranska plošča vam omogoča krmarjenje po drevesni strukturi vašega prostora (razdelek »Moj pogon«) in dostop do različnih bližnjic z očitnimi naslovi:
- V skupni rabi z mano
- Nedavno
- Nadaljnji pregledi
- Košara
Posebej boste opazili gumb »Novo«, ki vam omogoča, da ustvarite novo mapo, datoteko Dokumenti, Preglednice ali Diapozitivi (prazno ali iz predloge) in uvozite mape ali datoteke.
Ko ustvarite mapo, se ta prikaže v glavnem oknu, pa tudi v drevesni strukturi, ki jo lahko razširite s klikom na puščico poleg vnosa Moj pogon. Ko se datoteke odprejo, so predogledi zadnjih odprtih tudi dodani kot sličica v razdelku "Hitri dostop", povezani z datumom njihove zadnje spremembe in zadnjim avtorjem, ki je sodeloval ("Spremenjeno vi danes ").
Druga pomembna stvar, na katero morate biti pozorni, je vrstica s kontekstom, ki se prikaže na vrhu okna z vsebino. Privzeto vključuje dve ikoni. Prvi vam omogoča preklop med mrežnim prikazom s predogledom posamezne datoteke in prikazom seznama. Drugi vam omogoča prikaz ali skrivanje informacijske plošče o izbrani datoteki.
Ko izberete datoteko, se v kontekstni vrstici pojavijo dodatne možnosti za skupno rabo (in pridobitev povezave za skupno rabo), predogled in brisanje datoteke. Tri majhne navpične pike omogočajo dostop do dodatnih možnosti, kot so preimenovanje, prenos, kopiranje, premikanje ali dodajanje med priljubljene.
Upoštevajte, da vmesnik Google Drive podpira povleci in spusti, tudi od glavnega okna do drevesa Moj pogon, in z desno miškino tipko kliknite mapo ali datoteko.
Ne glede na to, ali ustvarjate dokument, preglednico ali predstavitev, boste v poenostavljeni različici odkrili podoben vmesnik, precej podoben vmesniku LibreOffice ali Microsoft Office pred trakom. V orodni vrstici so prikazane glavne možnosti oblikovanja (slogi, poravnava, pisava, vstavljanje slik itd.) In bolj zapletene možnosti v klasični menijski vrstici. Ponovno so podprti povleci in spusti in z desno miškino tipko, prav tako kot bližnjice na tipkovnici (glej spodaj).
Ne bomo vas naučili, kako uporabljati urejevalnik besedil, preglednice ali predstavitveno programsko opremo: zbirka Google Drive deluje tako, kot pričakujete. Če ste vajeni delati z Microsoft Officeom ali Libre Officeom, vedite, da je mogoče datoteke uvoziti v aplikacije Google Drive, ki lahko berejo in pretvarjajo datoteke OpenXML (MS Office) ali OpenDocument (LibreOffice / OpenOffice) .
Kako kar najbolje izkoristiti Google Dokumente: naši nasveti
Skupna raba in sodelovanje v realnem času
Možnosti skupne rabe in sodelovanja so velika moč Googla Drive in njegovih aplikacij. Če želite datoteko deliti z drugimi, v vmesniku Google Drive z desno miškino tipko izberite možnost Skupna raba.Pojavi se okno, v katerem lahko dodate e-poštni naslov za skupno rabo in izberete eno od treh ravni: branje, komentiranje in urejanje. Naslovi govorijo sami zase, gre za vprašanje dodelitve ali ne urejanja pravic sodelavcem.
Vsakdo si lahko ogleda dokument Google Docs. Po drugi strani pa mora prejemnik za komentiranje ali spreminjanje imeti Google Račun. Če temu ni tako, tj. Če Google zazna naslov, ki ni Google Račun,prejel bo povabilo, veljavno 14 dni, da ga ustvari.
Če je skupna raba šla dobro, lahko sodelavci zdaj berejo, komentirajo ali spreminjajo datoteko v skladu s pravicami, ki ste jim jih dodelili. Seznam uporabnikov, povezanih z istim dokumentom, je v zgornjem desnem kotu dokumenta v obliki njihovih avatarjev. Upoštevajte, da ikona v isti vrstici prikazuje ploščo za klepet.
Spremembe in komentarji drugih uporabnikov se prikažejo sproti. Vsakega uporabnika odlikuje barva in njegovi drsniki, ob katerih je prikazano njegovo ime, omogočajo opazovanje, kdo kaj počne.
Pripombe in predlogi
Sodelovanje v Google Dokumentih, Preglednicah in Diapozitivih presega preprosto urejanje in ponuja tudi orodja za pregled. Kot smo že povedali, so predlagane in dostopne tri ravni dostopa do dokumenta glede na vaše pravice: branje, posvetovanje in spreminjanje. Ti ustrezajo trem načinom v vmesniku Google Docs: branje, predlaganje in urejanje, med katerimi lahko preklapljate. Tudi če imate pravice za urejanje, je dobro, da se glede na situacijo vrnete v način za predloge. Vsebino lahko dodate, spremenite ali izbrišete iz dokumenta, vendar jo bodo uporabniki s pravico do sprememb poslali v potrditev. Ta način obstaja samo v dokumentih, ne pa v preglednicah ali diapozitivih.
Predlog je označen z besedilom v uporabnikovi barvi, predlog za črtanje pa s črto, ki barva elementa, ki ga je treba izbrisati, prepove.
Če želite elementu v dokumentu dodati komentar, ga izberite in videli boste majhen oblaček za klepet, označen z znakom +. S klikom na ta gumb se prikaže oblaček, ki vam omogoča, da dodate komentar, ki se bo pojavil na desni strani dokumenta v oblačkih, povezanih z uporabnikovim avatarjem. Na te komentarje lahko odgovorite ali zaključite razpravo, če se šteje, da je končana. Način delovanja Preglednic in diapozitivov je nekoliko drugačen: če želite napisati komentar, izberite element in z desno miškino tipko prikličite kontekstni meni, kjer boste našli možnost.
Google Drive: razpoložljive platforme
Splet in ChromeOS
Splet je seveda osnovno okolje za Drive in za dokumente, liste in diapozitive. To je celo tisto, kar je uspelo nadaljevanju. Če ga želite izkoristiti, potrebujete le nedavni spletni brskalnik: Google Chrome, seveda, toda Firefox, Safari na Macu ali Microsoft Edge naredijo čisto trik.Za uporabo aplikacij brez povezave v osebnem računalniku ali Macu ni domačih aplikacij, podpisanih z Googlom. Po drugi strani pa lahko v Google Chrome in v vseh spletnih brskalnikih, združljivih s spletno trgovino Chrome, kot je novi Microsoft Edge, namestite razširitev Google Docs Offline za uporabo aplikacij Google Docs brez povezave. Tudi brez internetne povezave lahko v brskalniku delate na svojih dokumentih, tabelah ali predstavitvah.
To je vaša priložnost, da spregovorite besedo o Chromebookih. Ti prenosniki uporabljajo ChromeOS, sistem, ki temelji na Google Chromu in očitno vključuje vse Googlove aplikacije, vključno z dokumenti, ki so dostopne tako v spletu kot tudi zunaj njih. Obstaja več modelov Chromebookov, med njimi Asus, Acer in HP. Gre za prenosnike s pogosto skromnimi tehničnimi lastnostmi, katerih avtonomija pa je lahko precej zanimiva. Če pogosto uporabljate Google Dokumente in Drive, jih lahko razmislite.
