Z razvojem dela na daljavo se storitve videokonference povečujejo, kot je Zoom. Poleg organiziranja zvočnih in / ali video klicev z dvema ali več uporabniki vam ta storitev omogoča organiziranje, razporejanje in upravljanje sestankov za do 100 ljudi v enem video klepetu.
Namen tega vodnika je predstaviti različne funkcije za organizacijo sestankov v Zoomu v najboljših pogojih. Od upravljanja udeležencev do načrtovanja sestankov, poglejmo, kako najbolje konfigurirati storitev za optimalno upravljanje sestankov. Če želite nadaljevati, vas vabimo, da preberete naš članek: "Kako začeti z Zoomom?".
Ustvarite in se pridružite sestankom
Preden začnete raziskovati funkcije, namenjene skupni rabi zaslona in upravljanju sestankov, ne pozabite, da brezplačna različica Zooma med zvočnim in video sestankom omeji največje število udeležencev na 100. Poleg tega so video klici treh oseb omejeni na največ 40 minut.Za tiste, ki so odgovorni za organizacijo videokonferenc, je mogoče enostavno ustvariti sestanek Zoom prek domače strani Zoom, najsi bo to na namizju ali mobilnem telefonu. Potem je čas, da povabite ljudi na sestanek. Za to aplikacija ponuja tri načine, kako nekoga povabiti, da se pridruži sestanku v Zoomu: takoj med potekom sestanka,prek povabila prek stikov ali tako, da nekoga povabite na načrtovani sestanek.
Tako se sestanku na Zoomu lahko pridružite na več načinov. Če vas nekdo povabi neposredno na sestanek, samo sprejmite klic in aktivirajte mikrofon in spletno kamero, da se pridružite zvočnemu in video klicu. Zoom ponuja tudi pridružitev sestanku z uporabo številke ali imena sestanka. Druga možnost je, da lahko organizator po elektronski pošti pošlje tudi vabilo.
Če želite izvedeti več o upravljanju sestankov Zoom, vas vabimo, da si ogledate naše vodiče: »Kako ustvariti sestanek v Zoomu?«, »Kako povabiti nekoga, da se pridruži sestanku v Zoomu?« Ali »Kako se pridružiti? sestanek na Zoomu? ".
Načrtujte sestanke z lahkoto
Zoom ponuja možnost načrtovanja sestankov vnaprej z nastavitvijo datuma, ure, ID-ja in morebitnega gesla. Med naprednimi možnostmi lahko odgovorni za organizacijo sestanka odprejo sestanek pred prihodom moderatorja. Načrtovanje sestankov je na voljo tako na namizju kot tudi v mobilnih napravah. Če se želite naučiti, kako razporediti sestanek v Zoomu, si oglejte našo posebno vadnico.
Druga pomembna in priročna funkcija je načrtovanje ponavljajočih se sestankov v Zoomu. Dejansko aplikacija omogoča načrtovanje rednih sestankov z dnevnimi, tedenskimi ali mesečnimi ponovitvami. Vendar ima ta funkcija dve pomanjkljivosti: urnik sestankov ne sme presegati 365 dni za tedenske sestanke, za načrtovanje sestankov pa morate iti na uradno spletno mesto Zoom. Ta funkcija ni na voljo v namizni in mobilni aplikaciji.
Povečava v sistemu Windows omogoča načrtovanje sestanka in sinhronizacijo z različnimi digitalnimi koledarji na preprost in intuitiven način. Oseba, ki je odgovorna za sestanek, se lahko tako odloči, da bo sestanek Zoom povečala v Google Koledarju ali sestanek Zoom povečala z Outlookom. Vendar pa Zoom Market Place, dostopen iz brskalnika, omogoča dostop do več funkcij in urnikov, kot so Calendly, Telegram ali TeamUp. V sistemih Android in iOS je mogoče sestanek sinhronizirati s privzetim koledarjem vaše naprave.
Kaj lahko naredite med sestanki?
Preden začnete sestanek, kar je še bolj, če ima profesionalni značaj, je priporočljivo pravilno konfigurirati spletno kamero in nastaviti občutljivost mikrofona.Ko se sestanek začne in povabijo goste in stike, se lahko od udeležencev zahteva, da prek osebe, odgovorne za organizacijo, aktivirajo / deaktivirajo svoj mikrofon in spletno kamero. Med sestankom Zoom je mogoče tudi utišati zvok, dovolj je klik na ikono mikrofona. Upoštevajte tudi, da je med udeležbo na sestanku mogoče izklopiti mikrofon. Uporabno, da se izognete prekinitvi trenutnega klica zaradi hrupa okolice.
Zoom med svojimi vodilnimi funkcijami ponuja skupno rabo datotek med klepetom z veliko omejitvijo velikosti največ 512 MB in brez omejitve poteka za povezave za prenos. Vsakega udeleženca lahko prosimo, da datoteko deli na trdem disku ali iz spletnega pomnilnika prek Dropbox, OneDrive, Google Drive in Box. V naši vadnici o tem podrobneje razlagamo, kako deliti datoteko o Zoomu.
Za več orodij in možnosti priporočamo, da preberete naš vodnik o tem, kako obvladati napredne funkcije Zooma. Razpravljamo o skupni rabi zaslona v računalniku in mobilni napravi ter o uporabi navideznega ozadja.
Za boljše vodenje sestankov
Na enak način Zoom ponuja več možnosti upravljanja za upravljanje tekočnosti in dobre kakovosti pogovorov. Te funkcije so bistvene za zagotovitev dobre animacije med avdio in video sestanki, ki vključujejo več deset ljudi.Medtem ko lahko udeleženci sestanka med sestankom vklopijo ali izklopijo spletno kamero in mikrofon, lahko animator med sestankom ali povečavo izklopi kamero udeleženca. njegov mikrofon je bil utišan. Gostitelj sestanka lahko tako upravlja udeležence od primera do primera, poleg tega pa ima na voljo tudi funkcije za upravljanje vseh prisotnih ljudi na sestanku.
Med funkcijami globalne administracije ima skrbnik sestanka Zoom možnost vklopa in izklopa skupne rabe zaslona za vse udeležence. Samo vnesite napredne nastavitve skupne rabe zaslona, da določite, koliko udeležencev lahko hkrati deli svoj zaslon in določite, kdo lahko deli: samo gostitelj ali vsi udeleženci.
Srečanje z več desetimi ljudmi lahko hitro privede do kakofonije med hrošči mikrofona in novimi ljudmi, ki prihajajo, ne da bi imeli mikrofon nastavljen. Za zagotovitev mirnega sestanka in omejevanje prekinitev lahko povezovalec izbere možnost » Izključi mikrofon ob vstopu «, da samodejno utiša nove udeležence.
Zoom gostitelju ponuja tudi več funkcij za nadzor nad neposrednimi sporočili. Skrbnik lahko tako aktivira in deaktivira klepet med sestankom v Zoomu. Udeležencem je mogoče dovoliti javno in zasebno klepet, samo v javnosti ali samo z gostiteljem sestanka.
Sestanki brez vdorov
Med poslovnim sestankom so lahko sestanki Zoom priložnost za izmenjavo zaupnih datotek ali za izmenjavo informacij, podatkov in dokumentov, ki so omejeni na skupino ljudi. Za pravilno zaščito dostopa do sestanka je geslo eno prvih zaščitnih ukrepov. Prav tako je treba udeležence obvestiti, naj ne vabijo drugih ljudi, niti ne smejo razkriti povezave do vabila.Skrbnik sestanka se lahko tudi odloči, da zaklene sejo Zoom, da prepreči dostop do sestanka, ko so prisotni vsi povabljeni. Uporabna funkcija, ki drugim uporabnikom preprečuje, da se pridružijo klepetu, tudi z geslom ali povezavo do povabila.
Če nekdo nepričakovano vdre v bivalni prostor, lahko oseba, ki je odgovorna za administracijo, preprosto klikne svoj profil na seznamu udeležencev in izbere možnost »Odstrani«, da nekoga izbriše s sestanka Zoom. Poleg tega meni za vsakega udeleženca omogoča, da osebo postavite v čakalno vrsto, izklopite zvok in / ali video in jo opozorite v primeru motenj.
Spremljajte sestanke
Zoom ponuja možnost sinhronizacije sestankov s številnimi spletnimi koledarji, vključno z Outlookom in Google Koledarjem. Na poslovnih sestankih je lahko ena oseba odgovorna za pisanje poročila, digitalni posnetek sestanka pa je lahko v pomoč.Privzeto lahko samo skrbnik razprave posname vsebino seje Zoom. Lahko pa ostalim udeležencem dovoli snemanje po vrsti. Ta funkcija je na voljo samo v sistemih Windows, macOS in Linux in omogoča snemanje sestanka v obliki dveh datotek, avdio M4A in video MP4.
